VERSTEHEN UND ANALYSIEREN
Erster Schritt: Wir hören Ihnen zu
Bürogestaltung, bei der die Nutzer möglichst früh und intensiv eingebunden sind, funktioniert besser - so entstehen aus den Nutzeranforderungen passgenauere Bürokonzepte, in denen sich Menschen wohlfühlen und motiviert und produktiv arbeiten. Damit es passt, setzen wir uns im Vorfeld intensiv mit Ihrer ganz individuellen Situation auseinander: mit Ihren Nutzerbedürfnissen, Ihrer (Zusammenarbeits)Kultur, Ihren Prozessen und Ihrer Arbeitsorganisation.
In Workshops, Befragungen und Beratungsgesprächen ermitteln wir die entscheidenden Anforderungen und verstehen Ihr Projekt. Mit der Analyse und Auswertung der erhobenen Daten bilden wir die Basis für eine bessere Planung. Durch die Einbindung der Nutzer erhöhen wir erheblich die Akzeptanz Ihrer neuen Arbeitswelt, können aber auch zielgerichteter Potentiale identifizieren, Prozesse und Raumaufteilung optimieren, die Kommunikation verbessern und am Ende des Tages die Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern.
„Ich habe große Freude daran, mit Menschen zusammen zu arbeiten und gemeinsam optimale Bürokonzepte zu schaffen. Durch Vertrauen, Verstehen und individuelle Beratung füllen wir nicht nur Räume, sondern lassen Arbeitswelten entstehen, die gut tun."
Unsere Mission: die Menschen mitnehmen
Die digitale Transformation verändert alles – auch unsere Büros.
Darüber, dass die digitale Transformation längst begonnen hat, gibt es keinen Zweifel. Der digitale Kulturwandel wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor für die Zukunft. Unternehmen müssen sich auf die hohe Geschwindigkeit der Veränderungen einstellen und sich gleichzeitig klar machen, dass die Veränderung nie wieder so langsam stattfinden wird wie heute. Für diese neuen Bedingungen müssen neue Strukturen geschaffen werden. Und diese Strukturen müssen so flexibel sein, dass sie sich den dauernden Veränderungen anpassen können.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erklärt in seinem Weissbuch Arbeiten 4.0 (2017) das „agile Unternehmen“ als neue Leitvorstellung. Ob wir es wollen oder nicht: die Flexibilisierung setzt sich fort in Raum, Zeit und Struktur. Nicht mehr die Technologie sondern ganz klar der Mensch wird in den Mittelpunkt unternehmerischen Handelns gerückt – als Kunde aber auch als Mitarbeiter.
Das BMAS formuliert ganz klar, dass es einer Veränderung von Führungs- und Unternehmenskultur bedarf, um Arbeitsorganisation und Innovationsförderung sowie die Arbeitsplätze und Räume für Zusammenarbeit fit für die Zukunft zu machen.
Agile Büros für agiles Arbeiten
Agile Arbeitsmethoden wie SCRUM oder Design Thinking sind in klassischen Bürostrukturen nicht umzusetzen – weder im Großraumbüro noch im klassischen Einzelbüro. Es bedarf eines neuen, vielfältigeren Raumangebots, einer Unmenge individuell wählbarer Plätze im Unternehmen: Orte, an denen ich alleine oder mit anderen von sehr konzentriert bis total entspannt produktiv sein, mich mit anderen austauschen oder einfach mal eine Pause machen kann.
Activity Based Working Konzepten gehört die Zukunft in unseren guten Büros – mehr darüber finden Sie hier.
Wie gesagt, ein erfolgreicher Change zum agilen Unternehmen stellt den Menschen in den Mittelpunkt, nicht die Technologie. Und die sollten sich idealerweise wohl fühlen in Ihrer Umgebung. Warum? Wer sich wohlfühlt, ist engagierter, hat keine Angst und ist optimistisch und offen für Neues.
Der Raum trägt also einen wichtigen Teil zum digitalen Kulturwandel bei – er löst die Aufgabe nicht allein aber ohne ein gutes Büro lässt sich der Weg nicht oder nur deutlich schwerer gehen.
Unsere Vorgehensweise in der Analysephase
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Vor dem Machen kommt für uns das Verstehen
Die Gestaltung einer neuen Arbeitswelt ist komplex, die Fülle der Möglichkeiten und das notwendige Know-How immens. Der Invest für ein neues Büro soll größtmöglichen Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter bringen, Fehlentscheidungen sind nicht mehr oder nur mit hohem Aufwand nachzubessern. Hinzu kommt, dass eine Neugestaltung, die Chance bietet, Althergebrachtes VOR der Planung zu überdenken und in Frage zu stellen: können Prozesse und Arbeitsplatzanordnungen optimiert werden?
Stimmt der Anteil an Rückzugs- und Kommunikationsflächen? Haben alle Mitarbeiter eine Umgebung, die sie optimal unterstützt? Mit Impulsvorträgen und Workshops, Arbeitsplatzanalysen und Online-Befragungen starten wir in Ihre neue Arbeitswelt. Wir sind der Meinung, dass man nur unter intensiver Einbeziehung der Nutzer optimale Konzepte erreichen kann. Unsere Vision ist es, mit einem definierten Budget gemeinsam optimale Lösungen für Mitarbeiter UND Unternehmen zu schaffen. Durch Fragen, Zuhören, Analysieren und Verstehen entstehen mit uns bessere Konzepte.
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Impulsvorträge und Workshops
Ein wichtiger Baustein in der späteren Akzeptanz neuer Büros ist die Einbeziehung der Nutzer. Ganz grundlegend geht es darum, über das Vorhaben, aber auch über dessen Hintergründe zu informieren.
Wir starten gern in die Analysephase mit Impulsvorträgen und interaktiven Workshops, individuell abgestimmt auf Ihre Situation und auf die jeweilige Zielgruppe (Fach- / Führungskräfte). In den Vorträgen informieren wir über Trendforschung, wissenschaftliche Studien und aktuellste Erkenntnisse in der Gestaltung von neuen Büros: So können die Zuhörer herleiten, wieso überhaupt eine Veränderung der bisherigen Bürosituation stattfinden soll, welchen persönlichen Nutzen eine moderne Arbeitsumgebung für jede Einzelne bringen wird, aber auch, wie das Unternehmen daraus profitieren wird und so zukunftsfähig bleibt.
In unseren interaktiven Workshops, die wir je nach Situation mit allen zukünftigen Nutzern oder einer Delegation / dem Projektteam durchführen ermitteln wir konkreten Bedarf ebenso wie Wünsche und Bedenken und geben schon in einer frühen Phase Impulse pro neue Arbeitswelt, die sich von Anfang an positiv auf den weiteren Projektverlauf auswirken.
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IST-Aufnahme, Arbeitsplatzanalyse
Mit dem Werkzeuge der Arbeitsplatzanalyse findet zunächst eine systematische Beschreibung der Arbeitsplätze und der mit diesen verbundenen typischen Arbeitsvorgänge statt. So kann ermittelt werden, welche spezifischen Anforderungen einzelne Mitarbeiter und Teams an ihre Umgebungen haben.
Durch Mitarbeiterbefragungen, Beobachtung und Abstimmung mit Vorgesetzten und Human Resources ermitteln wir, welche Tätigkeiten welche Arbeitsmittel und Arbeitsorte bedingen, untersuchen Anforderungen an Licht, Klima, Raumakustik, Farbe und die Interaktionen der Nutzer mit Anderen (intern und extern).
Die IST-Aufnahme und Arbeitsplatzanalyse dient als Basis für alle weiteren Schritte. Mit Ihr findet die erste Planung statt, werden Optimierungspotentiale identifiziert und umgesetzt und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.
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Online-Umfrage und Studie zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz
Um im Vorfeld einer Planung Input von möglichst vielen Mitarbeitern zu erhalten, arbeiten wir gern mit dem Werkzeug der Online-Mitarbeiterumfrage, um auch bei größeren Projekten ein konkreteres Bild von den Zusammenhängen zwischen den Aspekten Raum, Motivation und Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erhalten. Dieses Werkzeug wurde von unserem Herstellerpartner Steelcase gemeinsam mit Ipsos, einem weltweit führenden Marktforschungsunternehmen, entwickelt.
Bei den Umfragen werden den Mitarbeitern eine Reihe von Fragen bezüglich ihrer Arbeitsumgebungen und Arbeitsweise gestellt. Unterstützt Ihre Arbeitsumgebung die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter? Basis für die weitere Arbeit bildet meist die Umfrage zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Hier wird die Diskrepanz zwischen aktuellem IST-Zustand und was für die Befragten bezüglich Ihrer Arbeitsumgebung wichtig wäre.
Beispiele sind: Möglichkeit für Konzentration & Rückzug, Zugang zu Kommunikationsflächen, Technologie und Interaktion mit Kollegen. Die Umfrage befasst sich auch mit Zeitverschwendung z.B. durch die Suche nach Besprechungsmöglichkeiten, durch Ablenkungen oder durch schlechten Zugriff auf Informationen, so dass nach der Auswertung ganz konkret Themenbereiche mit hohem Optimierungspotential identifiziert sind.
Weitere Umfragen, mit denen wir in der Konzeptphase arbeiten, beschäftigen sich mit den Themen Mobilität, Zusammenarbeit und der konkreten Bedarfsermittlung im Bezug auf Arbeitsplätze, Teamflächen und Stauraum. Die Ergebnisse stehen zunächst als Überblick für die Soll- und Ist-Situation im Unternehmen und können auch im globalen und im Länder-Durchschnitt mit den Ergebnissen des Global Report, der von Steelcase durchgeführten Studie mit mehr als 14.000 Büroangestellten, verglichen werden.
Die Umfragen können sinnvoll vor einer Umgestaltung, um zu analysieren, welche Maßnahmen wirklich notwendig sind und wie sie sich konkret auswirken werden als auch zur Ergebniskontrolle nach einer Zeit der Nutzung, um zu überprüfen, wie sich die Arbeitssituation im Einzelnen verbessert hat und welche Veränderungen ggf. noch erforderlich sind (Pre- und Post-Occupancy) eingesetzt werden.
futureworks
Mannheim